Umsatzsteuerliche Vorgaben an b2b-Rechnungen durch das Bundesministerium für Finanzen:
Für die sichere Prüfung der E-Rechnungen (xml oder ZUGfERD-Format) hinsichtlich der Voraussetzungen für den Vorsteuerabzug ist eine Validierung unumgänglich. Diese kann über die die Seite https://www.service-bw.de/erechnung erfolgen. Mit der Leitweg-ID wird die Rechnung in das Postfach der Stadt Kirchheim unter Teck bei Service-bw weitergeleitet. Danach erfolgt die elektronische Bearbeitung.
- Unsere Leitweg-ID: 08116033-A9528-62
- Unsere Peppol-ID: 0204:08116033-A9528-62
PDF‑Rechnung via E-Mail bis 2028 möglich
Für den Eingang von PDF‑Rechnungen hat die Stadt Kirchheim unter Teck die zentrale E‑Mail-Adresse rechnungen(at)kirchheim-teck.de eingerichtet. Eingehende PDF‑Rechnungen werden automatisch ausgelesen und elektronisch an die zuständigen Ämter weitergeleitet. Für PDF‑Rechnungen per E‑Mail gelten folgende Vorgaben:
- Ein Anhang pro E‑Mail: Jede E‑Mail muss genau einen PDF‑Anhang enthalten – sonstige oder mehrere Anhänge werden abgewiesen.
- Eine Rechnung pro E‑Mail: Pro Rechnung bitte separate E‑Mail versenden.
- Nur PDF: Zulässig sind ausschließlich PDF‑Anhänge.
- Begleitdokumente integrieren: Zusätzliche Dokumente (z. B. Leistungsnachweise) müssen in die PDF integriert werden – die Rechnung selbst sollte zuerst erscheinen.
- E‑Mail‑Text nicht für Angaben nutzen: Alle wichtigen Infos gehören in die PDF, da nur Anhänge verarbeitet werden.
- Keine Kennwortschutz: PDF-Dateien dürfen nicht mit Passwort verschlüsselt sein.
- Pflichtangaben gemäß § 14 UStG: Alle Angaben für den Vorsteuerabzug müssen enthalten sein.
- Keine Mahnungen o.Ä.: Verzichten Sie auf Zahlungserinnerungen, Mahnungen, Überweisungsträger oder allgemeine Informationen im E‑Mail‑Postfach rechnungen(at)kirchheim-teck.de.
Verfahrensablauf (PDF‑Rechnung)
- E-Mail an rechnungen@kirchheim‑teck.de
- PDF‑Datei anhängen (nur eine pro E‑Mail)
- Rechnungsbegleitende Dokumente integrieren (Rechnung zuerst)
- E‑Mail‑Text leer lassen – nur Anhänge werden verarbeitet
Voraussetzungen, Fristen & Kosten
- Voraussetzungen: PDF- oder ZUGFeRD-konformes Dokument, Leitweg‑ID, PDF nur ohne Passwort
- Fristen: Keine festgelegten Fristen
- Unterlagen: Rechnungsdatei/en
- Kosten: Für Sie kostenfrei
- Bearbeitungsdauer: Keine Verzögerung durch Postwege
Rechtsgrundlage
Die E‑Rechnung basiert auf der EU‑Richtlinie 2014/55/EU zur elektronischen Rechnungsstellung und deren nationaler Umsetzung.